Por Lenildo Morais*
Assim como os colaboradores fora das paredes da empresa combinam compras online e físicas, padrões semelhantes podem ser instalados no chão de fábrica. Trabalhos independentes da localização e do horário já são aceitos hoje. Isso também significa que a tecnologia deve oferecer suporte ideal a isso. Porque o software tradicional (ainda) não está pronto para esta nova maneira de trabalhar.
Os colaboradores que costumam se deslocar para o trabalho reclamam da acessibilidade limitada de seus documentos, bancos de dados ou arquivo de email. Claro que isso significa muito tempo e frustração. VOIP (Voz sobre IP) ou um pacote de CRM (Customer Relationship Management) são hoje ferramentas básicas indispensáveis. Embora essas ferramentas já estivessem disponíveis há vinte anos, elas ainda não chegaram em todas as empresas. Os colaboradores que já estão familiarizados com isso podem achar impossível para sua empresa não disponibilizar essas ferramentas ou que ainda haja colegas que não possam trabalhar com eles. Simplesmente implementar não é suficiente. Os colaboradores também devem ser treinados para trabalhar com ele e isso geralmente é um desafio.
Segurança de Dados
Alguns colaboradores desejam utilizar seu próprio dispositivo no escritório. O BYOD (of kortweg BYO – traga seu próprio dispositivo) está em alta há algum tempo, com ou sem o conhecimento da direção. Há razões suficientes para afirmar que essa não é uma boa ideia. Por exemplo, esses dispositivos geralmente envolvem riscos, especialmente no que diz respeito à segurança dos dados da empresa. Você só pode interromper o fenômeno BYOD fornecendo material sólido. Um smartphone ou tablet moderno é simplesmente o mínimo hoje.
No futuro, os colaboradores exigirão que eles possam usar aplicativos de negócios tão facilmente quanto os aplicativos que agora usam em suas vidas particulares. Tudo o que os colaboradores do escritório podem fazer em seu PC, se quiserem fazê-lo em seus dispositivos móveis. O departamento de TI também considera importante que os colaboradores possam trabalhar juntos de maneira móvel e digital.
Além disso, o departamento de TI é confrontado com o fato de os colaboradores já utilizarem ferramentas como WhatsApp, Facebook, Linkedin e Twitter para comunicação comercial. A violação de dados de 2018, na qual os dados de milhões de usuários do Facebook foram repassados para uma empresa de dados, ainda está recente na memória. Portanto, a segurança dos dados continua sendo um desafio.
A Importância de Soluções Personalizadas
Para começar em sua própria empresa, é importante perceber quais são as necessidades específicas. Identificar essas necessidades por pessoa e fornecer soluções personalizadas. É importante identificar claramente quais ferramentas você e seus colegas estão utilizando no momento. Você também pode pesquisar quais aplicativos de colaboração existem para aumentar a produtividade. Os colaboradores só utilizarão esses aplicativos se virem os benefícios.
Obviamente, é essencial que tudo esteja seguro e que os colaboradores entendam por que a segurança é tão importante. Certamente também vale a pena se aprofundar em novos sistemas de gerenciamento de desempenho.
Colocar os Colaboradores no Foco. Não a Tecnologia
As empresas devem, portanto, procurar formas inteligentes de manter e, de preferência, até aumentar a produtividade. Por exemplo, vemos um interesse crescente em ferramentas de gerenciamento que possibilitam que as equipes estimulem o desempenho e o envolvimento. A tecnologia está em constante evolução e, é claro, deve se adaptar às novas tendências no local de trabalho. No futuro, ou talvez já agora, é bem possível que você trabalhe em vários projetos simultaneamente, tenha vários gerentes ou que seu departamento venda sua experiência e tempo para outro departamento. O software tradicional (ainda) não está pronto para esta nova maneira de trabalhar.
A intenção é aumentar a produtividade, mas certamente também influenciar positivamente a motivação. Os colaboradores que sentem que estão trabalhando em um loca tecnologicamente avançado e produtivo terão, sem dúvida, um desempenho melhor. Você precisa colocar os colaboradores no foco e certamente não a tecnologia. Então, ouvir os colegas é a mensagem. Dessa maneira, você não corre o risco de surgir uma mentalidade de “ver tudo”, difícil de reverter. A tecnologia é, portanto, uma ferramenta para criar um ambiente de trabalho melhor e pessoal para os colaboradores. Nada mais e nada menos.
Portanto, é impossível esperar que os colaboradores trabalhem eficientemente quando você os impede de dar o melhor de si. No entanto, vários estudos de produtividade mostram que muitas empresas trabalham com tecnologia de escritório desatualizada. Portanto, não surpreende que seus funcionários considerem o escritório um ambiente negativo. É por isso que é tão importante revisar regularmente novas soluções tecnológicas.
O Governo como Fator de Atraso
As empresas governamentais acabam sendo ainda mais difíceis. O fato de o governo estabelecer os limites para o mundo dos negócios com base na legislação atrasa ainda mais o processo. Em uma sociedade em que todos esperam que tudo esteja disponível imediatamente, essa é uma evolução estranha. Estamos por trás de muitos países. O exemplo frequentemente referido é Singapura. Quase não há burocracia ou corrupção, o governo estimula o empreendedorismo e trabalha com as mais recentes tecnologias. Dessa forma, o primeiro ministro pode codificar e as crianças aprendem isso na escola. O governo local está constantemente otimizando seus processos internos e tenta responder a tendências como automação e globalização.
A diferença com, por exemplo, os Estados Unidos é muito grande. Recentemente, parece que o arsenal nuclear ainda está sendo controlado por um antigo sistema de computador com disquetes. Aparentemente, o Pentágono usa vários sistemas com pelo menos cinquenta anos. Uma dessas aplicações é o Sistema Estratégico de Comando e Controle Automatizado, que coordena bombardeiros nucleares americanos e mísseis balísticos intercontinentais.
Facilitar a Colaboração Digital
Os blocos de construção para trabalhar com mais inteligência geralmente se concentram em um estilo de trabalho digital. A colaboração digital deve se tornar mais fácil, mesmo fora das paredes do escritório. Os aplicativos de negócios e os dispositivos certos são cruciais. Estudos recentes indicam que o investimento em tecnologia digital pode aumentar significativamente a produtividade no escritório.
É claro que é tentador transferir esse desafio para o departamento de TI. No entanto, isso pode ser um erro capital. Atualmente, os profissionais de TI estão ocupados protegendo seus sistemas contra ataques cibernéticos, atualizando programas de software e garantindo que tudo continue funcionando diariamente. Além disso, são necessários conhecimentos de outros departamentos para obter resultados úteis. A boa notícia é que essas intervenções não precisam ser imensamente caras e que você pode conseguir muito com intervenções limitadas.
Local de Trabalho Digital Inteligente
Você terá que descobrir quais tecnologias possuem mais potencial para melhorar a situação no local de trabalho. Você também terá que adotar a tecnologia de forma inteligente no escritório. Com desenvolvimentos como a Internet das Coisas, garantiremos que o ambiente de trabalho moderno seja muito mais otimizado no futuro. Por exemplo, os chamados Smart Offices se adaptarão totalmente aos processos de trabalho no escritório.
A tecnologia transformará o ambiente de trabalho físico em um local de trabalho digital inteligente. Todos os tipos de aplicativos serão criados para responder especificamente às necessidades e ao contexto do profissional do conhecimento. Esses aplicativos constantemente aprendem e melhoram.
O objetivo é simplificar o trabalho e fornecer ao profissional do conhecimento todos os dados possíveis e relevantes. Isso permite que eles tomem melhores decisões de negócios de maneira bem informada. As tarefas de rotina são automatizadas com o objetivo de aumentar a produtividade dos colaboradores. É claro que é a intenção que o colaborador dedique o tempo que é liberado às coisas que realmente importam.
*Lenildo Morais é Mestre em Ciência da Computação, Professor Universitário, Pesquisador e Gerente de Projetos.
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