Falar sobre fraudes dentro das empresas é sempre um tema muito complexo, por mais que todos saibam que elas ocorram com frequência, na maioria das vezes essas não são documentadas, nem mesmo punidas dentro das empresas.
Estudo da Kroll intitulado Relatório Global de Fraude e Risco, edição de 2021/22, indicou que nos últimos três anos as perdas por fraudes impactaram 95% das empresas brasileiras. Por isso, as companhias precisam reforçar a fiscalização. Os tipos de fraudes também evoluíram na pandemia, diante das mudanças na forma de trabalho e no acesso a redes corporativas.
Primeiramente é preciso entender o que são fraudes. Segundo o advogado trabalhista, sócio da Boaventura Ribeiro Advogados, Mourival Boaventura Ribeiro: “Fraude pode ser definida como a prática de qualquer ato ardiloso, enganoso, de má-fé, com o intuito de lesar ou ludibriar outrem, ou de não cumprir determinado dever”.
José Augusto Barbosa, sócio da Audcorp, empresa especializada em auditoria, explica que: “A fraude, em via de regra, é praticada por funcionários ou terceiros envolvidos, consistindo entre outros, em desvios financeiros relatórios com omissões de receitas e aumento de despesas, desvios de itens de estoque, falsificação de registros de compras”.
Indícios
Segundo José Augusto Barbosa a empresa pode descobrir que estão ocorrendo fraudes a partir do surgimento de alguns indícios, alguns deles são:
Diferenças apontadas entre os registros financeiros e contábeis, tais como: contas a receber, contas a pagar, custos de produção, etc;
Cruzamento de informações apuradas pela contabilidade da empresa com seus fornecedores, clientes e terceiros;
Diferenças de inventários físicos com os registrados em sistema informatizado;
Falta de documentação apropriada nas transações financeiras e operacionais da empresa
As fraudes, depois de detectadas podem desencadear ações em duas frentes distintas, a primeira, trabalhista e a segunda no âmbito criminal, objetivando a apuração da prática de crime. Segundo André Damiani, sócio da Damiani Advogados Associados, a ação da empresa deve ser imediata ao perceber a fraude.
Segundo José Augusto, “as principais fraudes ocorrem geralmente nas áreas em que circulam as movimentações financeiras da empresa, em especial no caixa, estoques e contas a receber de clientes.”
As 10 principais fraudes
Furto — são muito comuns nas empresas, pode ocorrer com pequenas coisas como alguém levando embora materiais de escritório, contudo pode atingir grandes proporções;
Apropriação indébita — o colaborador de posse de algo da empresa passa a contar isso como sendo dele, como o caso de computadores e outros maquinários. A diferença com o furto é que naquele caso a coisa alheia móvel é subtraída não estando na posse do agente da ação, diferente da apropriação indébita em que o agente ativo já possui a posse ou detenção da coisa.
Desvio financeiro — muito comum nas áreas financeiras e comerciais das empresas, pode ocorrer com as pessoas direcionando recebíveis para suas contas pessoais por exemplo. Ação pode ser facilitada por falta de sistemas.
Desperdício voluntário — em muitos casos colaboradores não motivados ou sem comprometimento permitem que a empresa perca valores ou peças por gosto, como em casos de mau uso ou até mesmo desmazelo.
Corrupção — esta pode ser configurada de diferentes formas, como suborno, em que é dado dinheiro a uma pessoa para que ela aceite agir de forma desonesta; propina, em que é pago um montante ao indivíduo para que ele libere alguma atividade sobre a qual tem determinado poder e, superfaturamento, que consiste em cobrar um valor maior do que o que foi gasto realmente em uma nota. Um exemplo é a pessoa pedir vantagem para fechar um negócio.
Fraudes em gastos pessoais – quando algum colaborador usa determinado instrumento da empresa em benefício próprio. Por exemplo usar o carro da companhia para realização de um compromisso não relacionado com o trabalho; usar o cartão corporativo para gastos pessoais e; abastecer o veículo para uso próprio com o vale combustível empresarial.
Extravio ou falsificação de recibos e comprovantes – Situação em que um colaborador perde ou até mesmo falsifica os comprovantes de despesas corporativas, a fim de reembolsar um valor maior do que o que foi gasto. Quando não há auxílio da tecnologia para controle desses documentos, a chance de fraudes pode aumentar ainda mais.
Despesas não autorizadas – acontece quando algum colaborador gasta mais do que deveria em viagens corporativas, adquirindo serviços desnecessários. Isso pode ocorrer, principalmente, se a sua empresa não tem uma política de reembolso e uma de gastos com viagens corporativas bem definidas.
Despesas duplicadas – ocasião em que algum colaborador usa a mesma nota para pedir reembolso duas vezes. Essa fraude se dá, sobretudo, em empresas que conferem os recibos de forma manual. Dessa forma, essa pessoa consegue ser ressarcida duplamente, ficando com um valor reembolsado maior.
Despesas escondidas – ocorre quando o colaborador, em serviço externo, pede para que os donos de estabelecimentos em que consumiram insiram um produto diferente na nota fiscal. Isso acontece, por exemplo, para esconder gastos com bebidas e cigarros. Assim, o colaborador consegue o reembolso mentindo sobre o que consumiu.
Prevenção
O combate de fraudes nas empresas tem como o melhor caminho a prevenção. “A adoção de procedimentos internos claros envolvendo elaboração de relatórios e prestação de contas sempre acompanhadas de notas fiscais e checagem periódica destas”, explica Mourival Ribeiro
Ele complementa que há a necessidade de regulamento empresarial e normas de compliance objetivando que todos na empresa tenham consciência dos procedimentos éticos a serem observados, a empresa também não deve ser condescendente com desvios de conduta e, uma vez identificado estes, deve agir imediatamente.
André Damiani complementa que “infelizmente algumas empresas só se lembram de fazer uma gestão de riscos quando a própria organização está em meio a uma crise”.
Segundo ele algumas ações são fundamentais na empresa como monitoramento de processos, pessoas e tecnologias, criação de um código de ética moldado para cada tipo de negócio/empresa, implementação de canal de denúncias, dentre outras coisas, certamente mitigará os riscos.
Outro caminho para combater as fraudes são realizações constantes de auditorias. “Com o objetivo de impedir a ocorrência de fraudes, as empresas devem evitar que a realização e autorização de pagamento sejam realizadas pela mesma pessoa. Caso isso não ocorra, o auditor contábil quando da realização do seu trabalho, indicará que há indícios de possibilidade de fraude na organização”, finaliza o sócio da Audcorp.
